30 VÉRIFIER LES FACTURES DES FOURNISSEURS L’entreprise soucieuse de réduire ses coûts liés aux télécommunications devra s’assurer de la réalité du besoin et mettre en rapport les bénéfices des services souscrits et leur coût. Le suivi de la consommation par la lecture détaillée des factures rend compte de l’usage réel des moyens de communication utilisés pour l’activité de l’entreprise et permet d’adapter son offre. ments à l’étranger) auprès des salariés. Pour les mobiles donnez à vos employés des conseils pour éviter la casse, la perte ou le vol et communiquez-leur les procédures à suivre lorsque de tels événements se produisent (voir plus loin). Vous pouvez aussi fournir des équipements de protection pour prémunir la dégradation du matériel. En cas d’usage intensif d’un terminal mobile, privilégiez les équipements à faible DAS*, et incitez à l’utilisation d’un kit main libre. Une fois les services disponibles, l ’entreprise doit être attentive à leur bon usage en les adaptant aux besoins réels de l ’entreprise et en réduisant l ’exposition à des risques en matière de sécurité ( intrusion informatique, fraude, etc. ) . ADAPTER LES SERVICES AUX BESOINS DE CHACUN CHAPITRE 5 — ADOPTER LES BONS USAGES Les factures des opérateurs réunissent de nombreuses données (nombre, typologie et durée des appels, options et services souscrits, remises, etc.). Vérifiez l’exactitude de vos factures, en particulier les premières factures émises après la signature du contrat. À savoir : pour les professionnels, les factures détaillées de téléphonie ne comportent pas les derniers chiffres des numéros appelés depuis un poste utilisé par un salarié afin d’en préserver la confidentialité. Une mesure simple également consiste à utiliser les services de restriction d’appel en fonction des besoins métier : appels internationaux, option d’itinérance sur les mobiles, accès aux numéros surtaxés, etc. L’évolution des besoins de l’entreprise peut vous conduire à modifier les points de vigilance et les paramètres de restrictions. ➔ Par exemple, le transfert d’appel vers un mobile est pratique mais peut se révéler coûteux, l’entreprise payant l’appel entrant vers le mobile. ➔ Les opérateurs et certains fournisseurs spécialisés proposent des outils d’analyse des données de facturation et de trafic de l’entreprise permettant d’en extraire des graphes et des tableaux synthétiques qui facilitent la compréhension des usages, et des probables fluctuations de consommation. Cela permet d’identifier facilement des services sous ou non-utilisés. Communiquez sur les bonnes pratiques pour la maîtrise des dépenses de télécommunication (par exemple lors des déplace-
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